V rámečku je krok a čas, kdy se na zakázce skutečně pracuje. Mezi některými kroky zakázka čeká. Stejná data jsou nakreslená dvakrát, mezi pohledy se přepíná záložkami.
Každý řádek je jeden člověk nebo oddělení, zakázka jde zleva doprava.
| # | Kdo | Krok | Práce | Potom čeká |
|---|
Čas běží shora dolů, každý sloupec je jeden člověk nebo oddělení. Čekání na celý den je široký červený pruh, kratší čekání úzká mezera. Rozdělení do dnů vychází z čekání v příkladu.
Swimlane diagram (diagram plaveckých drah, také cross-functional flowchart): každá dráha patří jednomu člověku nebo oddělení a je vidět, kde si práci předávají. Dráhy mohou vést vodorovně (první záložka) i svisle (druhá záložka). V notaci BPMN se dráhám říká lanes.
Mapa současného stavu (AS-IS, current state map): zachycuje, jak proces běží dnes, ne jak by měl běžet.
Časy práce a čekání, červené kroužky kolem ztrát a součet dole jsou převzaté z mapování toku hodnot (Value Stream Mapping, VSM) z metodiky lean. Červenému kroužku se tam říká kaizen burst, místo ke zlepšení. Součet porovnává čas zpracování (process time, tady asi 5 hodin) s průběžnou dobou (lead time, tady 4 dny). Úplná mapa toku hodnot má navíc vlastní sadu značek a zachycuje i tok informací, tohle je proto zjednodušená verze.
Zakázka trvá 4 dny a pracuje se na ní 5 hodin. Zlepšení tedy znamená zkrátit čekání a zrušit přepisy, ne zrychlit lidi.
První ztráta je hned na začátku: produkční přečte e-mail s poptávkou a zadání pak přepisuje do poznámky v systému. EmailRator z e-mailu vytáhne jednotné zadání zakázky (produkt, náklad, rozměr, materiál, termín) a u každého údaje ukáže větu z e-mailu, ze které pochází. Zadání pak produkční jen zkontroluje, nemusí ho skládat z e-mailu. Do systému ho zatím zapisuje sám, zápis zakázky EmailRator ještě neumí.
Ostatní ztráty z příkladu, tedy hledání schválení v poště, fotku z montáže v mobilu a ruční skládání podkladů k faktuře, EmailRator neřeší. Neřeší ani čekání na klienta.
Podrobnosti o nástroji jsou na stránce Nasazení EmailRatoru.
Nový systém Prelude jsme prošli podle jeho programového rozhraní (API), ne podle ukázkových dat. Rozhraní ukazuje, co systém umí uložit. Jestli to lidé budou používat, z něj poznat nejde.
| Ztráta z příkladu | Co na to má nový systém |
|---|---|
| Hledání schválení v poště a den čekání na schválení | Nabídku jde poslat kontaktům zákazníka e-mailem. Stav „schváleno“ nabídka nemá a automatické zprávy zákazníkům (SMS, upozornění v mobilu, připomínky) v rozhraní nejsou. Schválení tedy zůstane v poště. |
| Fronta 4 h u grafika | Systém má kalendář událostí (lidé, auta, nářadí) a frontu práce u výrobních technologií. Jestli fronta zahrnuje i práci grafika a jestli ji zkrátí, nebo jen ukáže, nevíme. |
| Fotka se ztratí polep na místě, fotka zůstane v mobilu montéra | Fotky se ukládají k zakázce, zvlášť původní stav a instalace. Montáž je v systému jako výjezd: termín, lidé, auta a odpracované hodiny každého člověka. Vedoucí výjezd uzavře podpisem svým a zákazníka a vznikne předávací protokol v PDF. |
| Ruční skládání podkladů k faktuře | Zálohová i konečná faktura se vystaví ze zakázky a odešle do účetního programu Pohoda. Výroba u položek zapisuje skutečné množství a vícepráce. Co přesně se na fakturu přenese, jsme neověřovali. |
Samotná funkce nestačí. Starý systém měl také místo na fotky z instalace, ale v letech 2023–2026 je má jen 0,5 % zakázek s montáží (stránka Úzká hrdla zakázek). Víc v přehledu Co změní nový systém.
Dokud nový systém neběží, máme pro fotku a fakturu vlastní návrh, co nejjednodušší a bez nového nástroje. Zatím jsme ho nezkoušeli.
| Ztráta z příkladu | Jednoduchý návrh do přechodu |
|---|---|
| Fotka se ztratí polep na místě, fotka zůstane v mobilu montéra | Po montáži montér pošle jednu zprávu do e-mailového vlákna zakázky: fotku, „hotovo“ a čas montáže. Pravidlo zní: všechno k zakázce patří do jejího vlákna. Jestli montéři mají e-mail v mobilu, jsme neověřovali. Pokud ano, nic nového se nezavádí a fotka je ve vlákně spolu s poptávkou a schválením. Pokud ne, poslouží sdílená složka na Google Disku s číslem zakázky v názvu; zakázka pak má dvě místa, vlákno a složku. |
| Ruční skládání podkladů k faktuře produkční na konci sbírá údaje z více míst | Podklady se skládají průběžně, ne na konci. Poptávka se zadáním je ve vlákně od začátku, schválení a zpráva o montáži přibudou do stejného vlákna. K faktuře pak zbývá jen doplnit, co se proti zadání změnilo, a čas montáže ze zprávy montéra. |
Oba návrhy stojí na jedné dohodě: jedna zakázka, jedno místo. Funguje to, jen když ji dodržují všichni, včetně montáže. V novém systému je tím místem karta zakázky. Schválení od zákazníka do ní ale samo nepřijde.